ÉDITO - Réunions : comment "éviter un fléau qui s’aggrave au travail", explique François Lenglet

Dans la lettre annuelle de Jamie Dimon, le patron de JP Morgan, la plus grande banque américaine détaille son bilan annuel, mais livre aussi des observations sur la politique et le management.

C’est son dernier chapitre qui est le plus intéressant, en particulier le paragraphe sur les réunions, où il donne quelques conseils à ses lecteurs : "tuez les réunions", écrit-il. Si vous en faites, la lettre recommande de s'assurez qu’elles ont "une heure de début et de fin, qu’il y a un ordre du jour précis".

"Ne tolérez pas les réunions après les réunions, où l’on ne dit la vérité que dans un cercle restreint", "n’invitez pas les gens seulement pour leur faire plaisir", "ne faites pas de sur-collaboration", autant de bons conseils pour éviter un fléau qui s’aggrave au travail : la réunionite.

Y'a-t-il de plus en plus de réunions ?

C’est difficile d’avoir des chiffres bien sûr, mais il y a des sondages et ils sont édifiants. Prés de 74 % des salariés estiment que le nombre de réunions qu’ils subissent a augmenté depuis le Covid.

C’est le paradoxe, le fait que l’on puisse assister aux réunions à distance a rendu plus facile leur organisation. Même si, en moyenne, les visio durent moins d’une heure, alors que les réunions en présentiel se situent plutôt entre une et deux heures.

En moyenne, un employé passe quatre heures et demie en réunion par semaine, et c’est deux fois plus pour un cadre, soit 9 heures hebdomadaires. Pour une PME de 50 salariés, cela représente le temps de travail de trois personnes à temps plein sur une année. 

Les réunions sont-elles vraiment utiles au moins ?

Là encore, les études d’opinion sont édifiantes. Les salariés considèrent qu’au moins une réunion sur deux est improductive. Les raisons pour cela son nombreuses : pas d’ordre du jour clairement défini, un nombre de participants trop importants, avec des salariés non concernés directement, et les problèmes de matériels, projection ou informatique.

Du coup, près de 9 salariés sur dix avouent faire tout autre chose pendant les réunions. Ils consultent leurs mails, scrollent sur les réseaux sociaux ou envoient des messages.

Elon Musk, le patron de Tesla, avait d'ailleurs publié un mode d’emploi des réunions, selon le magazine Challenges. Celui-ci recommande "d'éviter les réunions pléthoriques", de "quitter une réunion où vous n’apportez rien". 

"Court-circuitez la chaine hiérarchique pour communiquer avec vos collègues" est également recommandé par l'homme le plus riche du monde tout comme "préférez la clarté à l’intelligence", le rejet du "vocabulaire technique". Elon Musk préconise aussi de supprimer les réunions régulières au profit des SMS ou des mails.

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, a lui une règle assez simple, celle des deux pizzas : les participants à une réunion doivent pouvoir être nourris avec seulement deux pizzas. Si ce n’est pas possible, c’est qu’ils sont trop nombreux.

- Lettre annuelle de Jamie Dimon, le patron de JP Morgan, la plus grande banque américaine.
- Il y détaille le bilan annuel de la banque, mais livre aussi des observations sur la politique et le management.
- C’est ce dernier chapitre le plus intéressant, et en particulier le paragraphe sur les réunions, où il donne quelques conseils à ses lecteurs : tuez les réunions, écrit-il. Et si vous en faites, assurez-vous qu’elles ont une heure de début et de fin, qu’il y a un ordre du jour précis. Ne tolérez pas les réunions après les réunions, où l’on ne dit la vérité que dans un cercle restreint. N’invitez pas les gens seulement pour leur faire plaisir. Ne faites pas de sur-collaboration.
- Autant de bons conseils pour éviter un fléau qui s’aggrave au travail, la réunionite.
Ca veut dire qu’il y a de plus en plus de réunions ?
- C’est difficile d’avoir des chiffres bien sûr, mais il y a des sondages, qui sont édifiants.
- 74 % des salariés estiment que le nombre de réunions qu’ils subissent a augmenté depuis le Covid.
- C’est le paradoxe, le fait que l’on puisse assister aux réunions à distance a rendu plus facile leur organisation. Même si, en moyenne, les visio durent moins d’une heure, alors que les réunions en présentiel se situent plutôt entre une et deux heures.
- En moyenne, un employé passe quatre heures et demie en réunion par semaine, et c’est deux fois plus pour un cadre, soit 9 h hebdomadaires. Pour une PME de 50 salariés, cela représente le temps de travail de trois personnes à temps plein sur une année…
Bon, mais est-ce que ces réunions sont utiles au moins ?
- Là encore, les études d’opinion sont édifiantes. Les salariés considèrent qu’au moins une réunion sur deux est improductive.
- Première raison à cela, pas d’ordre du jour clairement défini. Un nombre de participants trop importants, avec des salariés non concernés directement, et les problèmes de matériels, projection ou informatique.
- Du coup, près de 9 salariés sur dix avouent faire tout autre chose pendant les réunions. Ils consultent leurs mails, scrollent sur les réseaux sociaux ou envoient des messages.
Y a-t-il des règles à respecter pour rendre ces réunions plus efficaces ?
- Elon Musk, le patron de Tesla, avait publié un mode d’emploi des réunions, selon le magazine Challenges : éviter les réunions pléthoriques. N’hésitez pas à quitter une réunion où vous n’apportez rien. Court-circuitez la chaine hiérarchique pour communiquer avec vos collègues. Préférez la clarté à l’intelligence, pas de vocabulaire technique. Supprimez les réunions régulières au profit des SMS ou des mails.
- Jeff Bezos, le patron d’Amazon, a lui une règle assez simple, celle des deux pizzas : les participants à une réunion doivent pouvoir être nourris avec seulement deux pizzas. Si ce n’est pas possible, c’est qu’ils sont trop nombreux.

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