Zoom : 6 astuces pour optimiser et protéger vos réunions pendant le confinement

A l'heure où des centaines de millions de personnes sont confinées et contraintes de télétravailler, la visioconférence connaît un succès sans précédent à travers la planète et tout particulièrement la plateforme Zoom, qui s'est imposée comme le service de télécommunications professionnelles le plus prisé du moment. Fin-mars, elle était tout simplement l'application la plus téléchargée de l'App Store dans une trentaine de pays avec des pics à plus de 2 millions de téléchargements quotidiens.

Lancé en 2011, Zoom a séduit des millions d'utilisateurs depuis le début de la pandémie par sa simplicité d'utilisation, sa gratuité (dans une limite de 40 minutes), son ouverture (le service est accessible sur ordinateur, Mac, Android et iPhone) mais aussi sa capacité à héberger différents types de conversations, des réunions de travail aux appels en famille en passant par les discussions entre amis ou les cours de sport à distance. 

Pour l'utiliser, il suffit d'ouvrir un compte sur la plateforme et de cliquer sur un lien généré par l'animateur d'une réunion pour rejoindre une salle de conférence virtuelle pouvant rassembler jusqu'à cent personnes. Mais la plateforme comporte également tout un lot de fonctionnalités plus poussées qu'il est recommandé d'utiliser pour en tirer le meilleur parti et qu'il faut avoir à l'esprit pour éviter de trop exposer sa vie professionnelle et privée en ligne. 

1 - Changez votre arrière-plan

Il est possible d'agrémenter vos discussions entre amis ou de dissimuler le décor de votre domicile à vos collègues et vos managers en appliquant un arrière plan virtuel à la fenêtre dans laquelle apparaît votre visage durant une réunion pour afficher à la place une plage tropicale, le Golden Gate ou quelque chose d'autre de votre choix. 

Pour cela, il faut vous rendre dans l'onglet "Arrière plan virtuel" des "Paramètres". Vous pouvez alors choisir parmi les fonds d'écran proposés ou charger une image de votre choix depuis votre smartphone ou votre ordinateur. Il est recommandé de ne pas activer l'option "écran vert" pour que l'effet s'intègre de façon optimale.

2 - Utilisez les raccourcis clavier

A chaque nouvelle connexion à une réunion sur la plateforme, les utilisateurs sont invités à choisir s'ils souhaitent activer leur vidéo et s'ils souhaitent utiliser le microphone de leur ordinateur ou de leurs écouteurs. Il est possible de revenir sur ces choix au cours d'une conférence en utilisant les raccourcis claviers intégrés à Zoom.

Sur Mac et Windows, vous pouvez par exemple éteindre votre caméra en maintenant enfoncé les touches Commande+Maj+V ou Alt+V. Vous pouvez accéder à la liste complète et même personnaliser vos propres raccourcis en vous rendant dans les "Paramètres" de l'application puis dans l'onglet "Raccourcis clavier".

3 - Les réunions peuvent être enregistrées

Si vous souhaitez éviter d'avoir à prendre des notes, permettre à un collègue de revoir une réunion à laquelle il n'a pas pu assister ou tout simplement conserver le souvenir d'un apéritif entre amis, Zoom propose différentes options pour enregistrer les visioconférences. 

Il est par exemple possible de choisir si cette option est ouverte à tous les participants ou seulement à l'animateur, de l'activer automatiquement ou encore seulement pour le partage d'écran. Une fonctionnalité payante permet également d'enregistrer une réunion et sa retranscription textuelle dans le cloud pour permettre à d'autres membres de l'entreprise d'y accéder.

Pour une utilisation respectueuse des droits des employés, il est recommandé d'activer l'option "Consentement d'enregistrement" pour indiquer à tous les participants qu'ils sont susceptibles d'être enregistrés avant la réunion et leur permettre de désactiver leur caméra s'ils le souhaitent.

Si vous craignez que votre patron n'utilise ces options sans vous prévenir, vous pouvez laisser votre caméra et votre micro éteints (en les activant seulement si vous souhaitez parler) ou utiliser une image d'arrière-plan pour dissimuler l'intérieur de votre domicile.

4 - Programmez des rappels et faites patienter en salle d'attente

Si vous êtes contraint d'organiser un grand nombre de conférences vidéo pour maintenir votre activité durant le confinement, Zoom propose des options pour vous aider à vous organiser. Il est possible de programmer un rappel pour ne pas manquer un rendez-vous. L'option est située dans l'onglet "Général" des "Paramètres" : il suffit de définir la fréquence du rappel en renseignant une valeur dans la case "Rappelez moi X minutes avant mes prochaines réunions". 

Il est aussi conseillé de créer une salle d'attente pour permettre aux participants de rejoindre une réunion même si l'organisateur n'est pas encore présent. Il faut pour cocher pour cela les cases "Activer la salle d'attente" ou "Ouvrir l'accès à la réunion avant l'arrivée de l'animateur" dans les options avancées, accessibles en cliquant sur "Plus de fonctionnalités" dans l'onglet "Général" des paramètres.

5 - Echappez au "suivi de l'attention"

Une option permet aux créateurs de réunion d'activer une option nommée "Suivi de l'attention" pour leur permettre de voir rapidement, à la faveur d'un indicateur qui change de couleur, les participants qui passent plus de trente secondes sur une autre page que la fenêtre active de la visioconférence.

Si elle peut sembler utile pour aider les professeurs à garder leurs élèves attentifs lors de cours à distance, cette fonctionnalité peut s'avérer particulièrement intrusive voire contre-productive si elle est utilisée pour surveiller le télétravail des employés durant le confinement.

Si vous souhaitez vous en prémunir, ou si vous voulez que vos coups d'oeil à des documents complémentaires ou vos prises de notes dans un document ouvert dans une autre fenêtre ne soient pas pris pour des signes d'inattention durant les réunions, pensez à utiliser un appareil dédié pour gérer les vidéo conférences Zoom.

6 - Protégez vos données personnelles

Le succès inédit de Zoom a été quelque peu terni par un certain nombre de révélations sur sa politique de confidentialité. Le site Motherboard a trouvé une faille dans la version pour iPhone de l'application qui transmettait de nombreuses données d'analyse à Facebook même pour les personnes ne détenant pas de compte sur le réseau social.

Une mise à jour a été déployée pour corriger cette vulnérabilité mais une étude récente de l'Electronic Frontier Foundation a aussi mis en garde contre les lacunes du service (enregistrements dans le cloud, suivi de l'attention, partage de données personnelles à des fins de ciblage et de marketing). 

Pour limiter cet exode de données, il est recommandé d'utiliser une adresse email unique, spécialement créée pour Zoom, et non de l'associer à vos comptes Google, Facebook ou à votre numéro de téléphone.

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